На своем автомобиле

Я начала работать в небольшой фирме, которой руководит семья мигрантов из Украины. Мне и трем моим коллегам предложено использовать свои автомобили для нужд компании. А одному дали машину и обещали оплачивать топливо. Так как руководители фирмы еще только знакомятся с нашими законами, у них много вопросов, к примеру, как правильно оформить использование личного автомобиля для нужд компании? Как правильно учитывать топливо?
Катерина

Возможны три основных варианта использования автомобиля в компании:
* использование личного автомобиля для нужд компании;
* аренда автомобиля по договору с компанией;
* использование автомобиля по договору безвозмездного пользования.

Личный автомобиль для нужд компании
Сотрудник может использовать личный автомобиль в интересах компании на основании договора безвозмездного пользования. В договоре следует указать, какие расходы компенсирует компания: топливо, мойка, ремонт и т. д. Соответствующие документы должны быть оформлены на имя компании. В документах рекомендуется указать срок эксплуатации автомобиля и возможные ограничения.
После подписания такого договора личный автомобиль можно использовать для нужд компании. Дополнительно издается приказ о норме расхода топлива и признании затрат, либо оформляется путевой лист с маршрутами поездок.
Как сообщает налоговая инспекция, аренда автомобиля у сотрудника должна оплачиваться эпизодически, по мере необходимости, а не ежемесячно – это подтверждает, что автомобиль используется исключительно для нужд компании.

Корпоративный автомобиль для личных нужд
Существует общее правило: корпоративный автомобиль должен использоваться только для нужд компании. Однако на практике это бывает трудно доказать. Чтобы корректно учесть объем использования автомобиля, необходимо соблюдать следующие условия:
* аренда или покупка автомобиля оправдана, если транспорт необходим для повседневной работы компании и обходится дешевле, чем услуги такси;
* если автомобиль используется также в личных целях, это следует признать как доход в натуральной форме;
* необходим подробный учет поездок (кто, куда и зачем ехал и т. д.) – путевой лист существенным образом упрощает ведение учета;
* аренда автомобиля у сотрудника должна осуществляться эпизодически, в зависимости от реальных потребностей, а не как часть зарплаты;
* должно быть утверждено внутреннее положение о порядке использования корпоративных автомобилей, включая закупку топлива, планирование маршрутов и т. д.

Если эти требования не соблюдаются, то во время проверки может быть констатирована эксплуатация автомобиля в личных целях. В таком случае возможен не только штраф – аренда и расходы на топливо могут быть признаны доходом в натуральной форме и придется уплатить налоги за период до 5 лет.

Использование корпоративного автомобиля
В последнее время автомобили компаний привлекают повышенное внимание налоговой службы, цель которой – предотвратить их использование в личных целях. Правильное использование можно обосновать корректным учетом, поэтому ниже приведены рекомендации по типичным ситуациям.

* Если автомобиль используется редко, его можно арендовать, включая расходы на топливо, подоходный налог, страховку и пр. Общая стоимость аренды должна быть сопоставима с альтернативными вариантами – такси или каршерингом.
* Если автомобиль необходим регулярно, но изредка используется в личных целях, рекомендуется ежемесячно платить 0,75 % от его стоимости, а также подготовить документы, подтверждающие его использование в бизнесе. В этом случае целесообразнее всего оформить автомобиль на компанию (купить у физического лица или в лизинг).
* Если компания пока не может приобрести автомобиль, можно воспользоваться арендой или заключить договор безвозмездного пользования. Чаще всего такой договор заключается с акционером, но возможен и с обычными сотрудниками.

Использование автомобиля для нужд бизнеса подтверждается различными документами, например, договором аренды парковочного места у офиса, фиксацией оставления ключей в офисе после работы и т. д. Если автомобиль используется исключительно в интересах компании, можно списывать весь расход топлива.

Журналист Йоланта Довляшевич